Drittmittel - Anzeige und Abläufe
Als Drittmittel werden Zuwendungen bezeichnet, die Hochschulen außeretatmäßig und dadurch über die Grundausstattung hinausgehend seitens externer Institutionen zufließen. Es bietet sich mitunter eine pragmatische Unterscheidung in Zweitmittel (externe staatliche Mittelgeber) und Drittmittel (sonstige Mittelgeber) an. Externe Mittel sind in der Regel projekt- oder zeitgebunden, werden intern angemeldet und letztlich in Kooperation mit der Universität verwaltet.
Prominente Drittmittelgeber sind unter anderem die Europäische Union (EU), die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG), das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF), der Deutsche Akademische Austauschdienst (DAAD), die Alexander von Humboldt-Stiftung (AvH), der Schweizerische Nationalfond (SNF), die Thyssen-Stiftung und die Volkswagen-Stiftung.
Daneben gibt es eine Vielzahl weiterer Institutionen, die die Forschung durch Vergabe renommierter Preise und Stipendien fördert.
Im Folgenden finden Sie zur Orientierung einen Überblick der wichtigsten Informationen zu allen Prozessen und Ansprechpartnern hinsichtlich Drittmittelberatung, Bewerbung, Ausschreibung, Einwerbung und Verwaltung von Drittmitteln.
Darüber hinaus steht Ihnen das Prodekanat für Forschung und Wissenschaftlichen Nachwuchs unter der Leitung des Prodekans Professor Dr. Wolfram Nitsch bei weiteren Fragen gerne persönlich zur Verfügung.
Drittmittel A-Z
Anregungen
Wir möchten Ihnen das Auffinden von Informationen signifikant erleichtern.
Haben Sie Anregungen, Ergänzungen oder Verbesserungsvorschläge für uns? Haben Sie die von Ihnen gesuchten Informationen nicht finden können?
Wenden Sie sich in diesen Fällen gerne direkt an das Prodekanat für Forschung und Wissenschaftlichen Nachwuchs und teilen Sie Ihr Anliegen mit uns.
Anmeldung
- Siehe Drittmittelanzeige
- Siehe Bewilligungsnachweis
Anschubförderung
Das Dekanat der Fakultät schreibt fakultätsintern zum April und Oktober eines jeden Jahres Fördermittel für Ihre Drittmittelanträge aus. Den aktuellen Stand sowie alle wichtigen Informationen und Formulare finden Sie zudem auf unserer Ausschreibungsseite.
Dort finden Sie zudem Informationen über die Möglichkeiten einer Anschubförderung durch das Rektorat.
Siehe ferner:
Anschaffungen
Haben Sie erfolgreich Mittel für die Anschaffung von Geräten eingeworben, so können Sie die Gerätschaften über einen Beschaffungsantrag erwerben.
Bitte senden Sie den ausgefüllten Antrag zunächst an das Dezernat 7. Er wird im Anschluss an die Abteilung Einkauf weitergeleitet.
Bitte planen Sie einen zeitlichen Vorlauf für eine Prüfung Ihres Antrags durch D7 mit ein.
Antragseinreichung
Bei Einreichungen von Anträgen freuen wir uns über eine kurze Mitteilung an das Dekanat und die/den DFG-Vertrauensdozenten/in.
Großprojekte wie etwa Sonderforschungsbereiche oder Graduiertenkollegs müssen hingegen in Abstimmung mit dem Dekanat und dem Dezernat 7 weit vor der geplanten Einreichung abgesprochen und dementsprechend koordiniert eingereicht werden.
Um den Ablauf möglichst erfolgreich und reibungslos zu gestalten, bitten wir Sie um eine frühzeitige Kontaktaufnahme bereits mehrere Monate im Voraus.
Ausschreibungen
Über laufende Ausschreibungen informieren wir Sie über folgende Kanäle:
Beratung
Bewilligungsnachweis
Der Bewilligungsnachweis ist die schriftliche Bestätigung und Zusage der Förderung und dadurch auch Ihr Nachweis für die erfolgreiche Einwerbung von Drittmitteln. Er wird durch den Drittmittelgeber ausgestellt und ist obligatorischer Bestandteil einer vollständigen Drittmittelanzeige.
Im Bewilligungsnachweis werden zumindest Projektname, Leiter und Laufzeit, Mittelgeber sowie Fördersumme, Laufzeit und ggfs. auch das vergebene Förderkennzeichen genannt. Der Nachweis gibt Ihnen zudem wichtige Hinweise bezüglich spezieller Förderkriterien, die es zu beachten gilt.
Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass eine unvollständige Drittmittelanzeige (ohne Bewilligungsnachweis) zu Verzögerungen bei der Anmeldung Ihres Drittmittelprojektes führen kann. Aus Kulanz reichen wir Ihre Drittmittelanzeige zwar zunächst an das Rektorat weiter; das nachträgliche Einfordern dieser Nachweise bringt jedoch einen erheblichen bürokratischen Aufwand mit sich, den wir Ihnen und uns gerne ersparen möchten. Wir bitten Sie daher höflich, den Bewilligungsnachweis ihrer Drittmittelanzeige unmittelbar beizulegen.
Dezernat 7 – Forschungsmanagement
Das Dezernat 7 - Forschungsmanagement ist unser wichtigster Kooperations- und Ansprechpartner in Belangen der Einwerbung, Anmeldung und Verwaltung von Drittmitteln und Projekten. Das Dezernat ist effizient untergliedert, sodass Sie direkte Ansprechpartner*innen für Ihre speziellen Anliegen finden können. D7 weist Ihnen zudem Ihre/n Projektmanager*in zu.
Das Dezernat kooperiert mit der Fakultät auf Rektoratsebene; für fakultätsinterne Fragen können Sie sich zunächst gerne an das Prodekanat für Forschung wenden, das Sie als Forschende*n informiert oder direkt weiterleitet.
Drittmittelanzeige
Die Anmeldung Ihres erfolgreich eingeworbenen Drittmittelprojektes erfolgt über eine Drittmittelanzeige. Das entsprechende Formular finden Sie hier.
Das vollständig ausgefüllte und unterschriebene Formular soll in Papierform ausgedruckt und zusammen mit einem Bewilligungsnachweis an das Dekanat der Philosophischen Fakultät gesendet werden.
Nach Unterzeichnung durch die/den Dekan/in wird Ihr Formular nun intern gesichert, dokumentiert und anschließend über das Rektorat der Universität mit der Unterschrift des Rektors an das Dezernat 7 weitergeleitet.
Dort werden abschließend die PSP-Elemente auf den Kostenstellen der/des Projektleiters/in in SAP angelegt und Kostenkategorien belegt. Ab diesem Zeitpunkt kann Personal eingestellt werden.
Die Prozessdauer hängt wesentlich von der Vollständigkeit Ihrer Anzeige, insbesondere des Bewilligungsnachweises ab, sollte aber in der Regel binnen 2 Wochen abgeschlossen sein. Sollten Sie noch über keine Kostenstelle verfügen, z.B. weil sie wissenschaftliche/r Mitarbeiter/in sind, können Sie eine Hilfskostenstelle beantragen. Dazu wenden Sie sich bitte an die Abt. 61 - Finanzplanung und -steuerung.
Förderrecherche – ELFI
Zusätzlich zu dem Angebot der individuellen Förderrecherche durch die Mitarbeiterinnen der Abteilung 71 - Analyse und Beratung steht den Wissenschaftler*innen der Universität zu Köln die umfassende Förderdatenbank ELFI zur Verfügung.
Diese Förderinformationsdatenbank bietet Informationen zu den aktuellen Ausschreibungen sowie zu nationalen und internationalen Förderorganisationen und -programmen. Aufgrund der mittlerweile sehr großen Anzahl an Ausschreibungen und Förderangeboten ist die Recherche nach passenden Fördermöglichkeiten äußerst aufwendig.
Die Förderinformationsdatenbank ELFI erleichtert die Suche nach passenden Fördermitteln erheblich.
Mittelanforderung
Bei den meisten öffentlichen Mittelgebern werden die Mittel nur auf Abruf und nicht in voller Tranche überwiesen. Je nach Mittelgeber geschieht dies in verschiedenen Zyklen:
- BMBF: 6 Wochen
- DAAD: 2 Monate
- DFG: 3 Monate
Bitte kalkulieren Sie ihren Bedarf entsprechend und beachten Sie, den Bedarf über Ihre/n zuständigen Projektmanager/in abzurufen. Bei DFG-Projekten ist es mitunter geläufig, der Drittmittelanzeige gleich die erste Mittelanforderung beizulegen.
Beachten Sie zudem bitte die Angaben in Ihrem Bewilligungsnachweis.
Personalkosten
Sofern der Drittmittelgeber keine konkreten Personalsätze vorgibt, sollten die tatsächlichen Arbeitgeberkosten in Abstimmung mit dem Dezernat 4 erfragt werden.
Die aktuellen PANDA-Sätze können zudem eine erste Orientierung bei der Abschätzung der realen Personalkosten (inklusive Hilfskräfte) geben.
Prodekanat für Forschung und Wissenschaftlichen Nachwuchs
Die Prodekaninnen und Prodekane der Philosophischen Fakultät betreuen und gestalten die Fakultät unter der Leitung der/des Dekanin/Dekans hinsichtlich der vielen unterschiedlichen Aufgabenbereiche und Entwicklungsprozesse und arbeiten dabei in enger Koordination mit dem Dekanat.
Das Prodekanat Forschung und Wissenschaftlicher Nachwuchs unterstützt Sie auch in Fragen der Einwerbung, Anmeldung und Verwaltung Ihrer Drittmittelprojekte.
Darüber hinaus verwaltet es diverse reguläre Informations- und Ausschreibungsprozesse und kooperiert fakultätsintern wie fakultätsübergreifend mit den verschiedenen Forschungsinstitutionen der Universität zu Köln.
Reisekosten
Overheads
Personaleinstellung
Grundsätzlich gilt, dass Stellen in Drittmittelprojekten öffentlich ausgeschrieben werden müssen. Das Dezernat 4 prüft zudem vorab, ob auf dem Kostenelement des PSP-Element hinreichend Mittel vorgemerkt sind. Dort finden Sie zudem alle wichtigen Unterlagen und Informationen.
Drittmittelstellen, die namentlich für eine bestimmte Person bewilligt wurden, müssen selbstverständlich nicht ausgeschrieben werden. Hier kann der Einstellungsprozess unmittelbar über die Personalabteilung angestoßen werden.
Programmpauschale
Hierbei handelt es sich um fixe Zuschläge zur Abgeltung der durch die Verwaltung entstehenden infrastrukturellen Kosten. Diese overheads können jedoch flexibel verwendet werden, jedoch nicht unmittelbar zur Projekt- oder Personalverstärkung. Die/der Projektleiter/in bekommt einen spezifischen Anteil zur Verfügung gestellt. Der Prozentsatz variiert:
- DFG-Koordinierte Programme (SFB, Exzellenzprojekte, Forschergruppe, GRK): 30%
- DFG-Emmy Noether: 45%
- Sonstige DFG und BMBF: 25%
Die konkrete Summe finden Sie in der Regel auf Ihrem Bewilligungsnachweis.
Projektmanager/in – Projektbetreuer/in
Nach erfolgreicher Einwerbung und Anmeldung Ihres Drittmittelprojektes wird Ihnen vom Dezernat 7 ein/e Projektmanager/in zugeteilt.
Sie/Er ist Ihr/e direkte/r Ansprechpartner/in und unterstützt Sie in Belangen der Mittelverwaltung, der finanziellen Abwicklung und dem Reporting.
Unterstützungsschreiben
Die Universität und die Philosophische Fakultät sind Ihnen gerne bei der Erstellung von Unterstützungsschreiben behilflich. Grundsätzlich ist es dringend ratsam, einen zeitlichen Vorlauf mit einzuplanen. Prüfen Sie bitte zudem, welche/r Amtsträger/in hierfür durch den Drittmittelgeber vorgesehen ist:
- Auf Ebene der Hochschulleitung müssen Kanzler oder Rektor unterschreiben.
- Auf Fakultätsebene ist die Unterschrift der/s Dekans/in erforderlich.
Bitte wenden Sie sich bitte entsprechend an das Dekanat der Philosophischen Fakultät oder das Rektorat der Universität zu Köln.
Werkvertrag
Werkverträge beschreiben ein Arbeitsverhältnis, in dem ein*e Mitarbeiter*in eine einmalige Aufgabe Im Sinne eines 'Werkes' erledigt, bzw. schafft, das von keiner angestellten Person an der UzK durchgeführt werden kann.
Bitte beachten Sie, dass die Förderkriterien Ihres Drittmittelgebers Werksverträge als zulässig ausweisen müssen.Im Zweifelsfall wenden sie sich vorab an das Dezernat 6.
Ihr*e Projektmanager*in muss spätestens 3 Wochen vor Vertragsbeginn die entsprechenden Unterlagen erhalten.
Zuwendungsbescheid
- siehe Bewilligungsnachweis
Zusagen der Fakultät/Universität
Sehen die Förderbedingungen Ihres Drittmittelgebers finanzielle Leistungen und/oder sonstige Zusagen der Fakultät oder Universität vor, bedarf es einer unmittelbaren Absprache mit dem Dekanat oder dem Rektorat. Bitte nehmen Sie hierfür frühzeitig Kontakt mit den entsprechenden Stellen und/oder Personen auf. Es gelten ähnliche Bedingungen wie für Unterstützungsschreiben.
Bei erforderlichen Zusagen im Hinblick auf die digitale Nachhaltigkeit von Forschungsdaten (bei DFG-Anträgen) empfiehlt sich eine direkte Absprache mit dem Cologne Center for eHumanities (CCeH) und dem Data Center fort he Humanities (DCH).
